高級レストランから大衆居酒屋まで幅広い飲食店を展開する飲食企業、株式会社ダイヤモンドダイニングさん（以下ダイヤモンドダイニング）の事例をご紹介します。
kintoneで制作管理を行っている営業本部営業支援部制作室の 鶴田真弓さん、澤栁美帆さんにお話を伺いました（以下敬称略）。
導入の目的
- 制作依頼が上長に承認されていることを明確にしたい
- 外部業者の方とスムーズに依頼・進捗を共有したい
制作物の依頼から進捗管理まで
私もダイヤモンドダイニングさんのレストランを使ったことがあって、面白い個性的なお店多いですよね。渋谷のキリストンカフェだったり、アリスの系列も何店舗か使ったことがあります。大学が英文科だったので周りに『不思議の国のアリス』を研究している人がいて、私としてはなじみのある題材なんです。ところで、同じ業態の店舗をたくさんやるんだと簡単かなというイメージがあるんですが、業態が増えると、大変じゃないですか？
もともとは他の飲食企業がやっていないことをやろうと100店舗100業態を掲げて様々な飲食店を展開してきました。様々な問題で特定の食材が入手できない事態になった場合、一つの業態だと全部が打撃を受けてしまいます。そういうリスクヘッジできるところも利点ですね。
たしかに。今まで気がつきませんでした。
お二人はそのダイヤモンドダイニングの中ではどういうお仕事をされているんでしょうか。
私たちは制作部門を担当していて、店舗のメニューや看板とかのデザインをしています。
デザイナーだけどデザイン業務以外の管理業務の部分もけっこう多いということでしょうか？
今、外部の業者さんを使っていくことを視野に業務を行っているのですが、社内外の情報管理が必要になったためkintoneを活用させていただいているところです。元々、（内部の）制作部門に対する依頼の仕方がバラバラだったので、それを一元管理するためにkintone経由で依頼をする形にしていました。今回は外部業者さんに依頼する割合も増えたので、さらに管理しやすいルート整備ができるように、kintoneを利用させていただきました。
なぜkintoneを選んでいただいたのでしょうか。
制作部以外でも社内の様々な部門で活用されていたということもあり導入させていただきました。
社内からの紹介みたいな感じですね。お二人がkintoneに触れられたのはこちらが初めてということで、kintoneに触ってみた時にどんな印象でした？
当初は、理解も薄かったのですが、今回自分たちで管理しなければいけないということになって調べてみると、もっといろんなことができるんだなということがわかりました。
kintoneをどんな風に使っているか、何を管理しているかを教えていただけますか？
制作物の依頼の管理をしています。各店舗から各種の依頼が上がってくるので、必ずkiintoneを通して、上長の承認を得た上で制作を始めるという流れが、今ではきちんと整ってきているんじゃないかと思います。
今までkintoneを使わない時は、その案件が上長を通して来ているのか確認がとれていないため、制作に入っていいのかどうか判断しづらかったんです。制作していたらその上長が全然知らず、「その話、聞いてないからストップして」というようなこともたまにありました。そういった確認の抜け漏れを防ぐため使わせていただいています。
では店舗の方からリクエストがあっても、上長が承認しないと制作の方で制作に入れない仕組みになっているんですね。制作に入った後、先ほどおっしゃっていた外部業者への依頼ということになるわけですか。
外部の場合は、私たちを通さず社外に依頼ができるようにしていただいています
なるほど。社外の方はゲストアカウントでkintoneに入っていただいているんですね。制作担当の割り振りは誰が決めるんですか？
割り振りはこちらの方で決めさせていただいていて、データを持っている同じ業者に頼んで下さい、ということにしています。なので案件申請者が依頼する段階で「自分の担当はここだから」ということで依頼する状態です。
進捗の管理もkintone上でするような感じですか？
はい
進捗管理をしてそれが完了となると、1案件終わりみたいな感じでしょうか。
依頼から完了まで上長が全部管理できるということと、遡って依頼した申請書とその時に作って提出した制作物がkintone上で一元的に管理できるのがすごく画期的だなと思っております。
先ほど「遡って一元的に見られる」とおっしゃっていました。どういう時にそういうことが発生しますか？
今のところまだ試用開始したばかりなのでまだ事例がないのですが、制作以外の他の部署の担当者にも制作物の共有が必要なことがあります。そういう時に、kintoneの中から過去のものを探して利用できる点が効率が良いと感じています。
kintoneを確認すればそこで完結するという状態ですよね。他のお客様でもそう仰っている方がいました。御社でもkintoneによる情報共有のメリットを感じておられるということですね。
申請を一本化できたら嬉しい
今後増やしたいアプリとかありますか？
kintone以外にも、社内でお金かかることに関しては稟議申請が必要となっていますが、稟議申請を上げるルートと、kintoneの制作依頼が一本化されると、手間も省けるのかなと感じています。
制作の申請は制作部に行くし、稟議の申請は別の部署に行くし、ということですよね。それはたしかに、申請を一つあげたら稟議と制作両方に行く方が、便利だし効率いいですよね。
ただそうすると社内全体の話になっちゃって大きくなる気はするんですけれど（笑）
そうですね。導入は大変になるかもしれないですけど、制作申請が既にできているのであれば、そこに稟議申請の流れをつけるだけで済みます。これ全部を最初から作ろうと思うと大変で、期間もかかりますし、テストも必要なんですけれど、半分できあがってる状態で機能を追加したいということなら、やりやすいかもしれないですね。部分部分でやっていった方が割と導入は楽と仰っているお客様が多いです。作る時は弊社にお申し付けください（笑）
何か現場からの意見とかないですか？ 使いにくいとか。ここをこうして欲しいとか。
（さっきと）同じことを言われます。稟議と両方やらなきゃいけないのが面倒だと。稟議を上げたら稟議ナンバーを記載してもらうようにしているんですがそれすらも面倒だと言われていて、今は解決策がないので人的にやってもらっているという感じです。
Garoonの稟議ナンバーをkintoneに書き込むことはできるみたいなんです、自動的に。新しくレコードを作るのは無理かもしれないです。「kintoneの案件があって稟議ボタンを押すとGaroonの新規レポートを作る」というのは今はできないかもしれませんが……調査中です。そうなれば良い感じですか？
それが一番いいと思います。
経緯をわかりやすく可視化
基本的にパソコンでの利用がメインでスマホからの利用は少ないのですか？
店舗からの依頼はスマホから申請したいそうです。ただ不具合があるので実際は使用していません。
使ってみて感想はどうでしょう。要望とか。
画面の右のコメントのスペースに添付ができたらいいな、と当初は思っていたんです。
そこで今は画像をやりとりする機能をKintone上に作っていただきました。最終のデータだけはそこに残るという状態になったので、外部の業者の進行状況も共有できるようになりました。
コメントのところで画像が見られたら便利だな、ってことですね。それは制作物の途中経過も管理したいということですか？
店舗との行き違いや判断の経過を見られたらいいかもしれないですね。
行き違いを防げたりってことですよね。デザイナーさんって店舗さんに理解してもらうの大変だと思うんですけれど……
通知の洪水を防ぐには
不便なところとか他にありますか？ この際ですから（笑） 細かいこと言ったらいっぱいあると思いますけれど。
みなさん言うのは、kintoneのお知らせを見逃しがちだというんですよ。いろんなお知らせが来すぎて埋もれてしまったり。重要度が高いものについては色がつくとか、そういう機能があったらわかりやすくなるかもしれないですね。あまりにもkintoneのお知らせが来るので人が見落としていて、それでけっこう案件が止まるってことが多いので。
なるほど。お知らせのフィルタリングとかは使われていますか？
私たちの方ではアイブリさんにお願いして最小限のお知らせが行くように設定してもらったと思いますが、店舗では他のkintoneアプリもたくさん使っているため、Garoonのトップにkintoneのお知らせが出るようにできないかなと思ったんですが結局見落としてしまい、あまりうまく解決できなかったなという印象がありました。
通知の量か何か、調整が必要ということですよね。
以前は、制作もステータスが上がるたびに一つずつお知らせが行くようになってたんです。他のアプリもそういう状態をデフォルトのままで使っているので、大量の通知が来るらしくて。
なるほど。それは全体を見て、通知の整理みたいなことをするのかもしれないですね。どういう通知が届くのが理想なのか。店舗さんの業務の日々のフローから始まって、何が必要で何が必要じゃないか、という業務設計ですね。kintoneで通知の設定はあまり細かくはできないので、そこは申し訳ないですね。重要度で色分けできたり、アラートあがったりって設定できれば便利ですよね。
もう一度最初から全部やり直すとなったときに変えたいものってありますか？最初っから全部やり直していいよ、って言われた時に「こういう設計になってるけど、ゼロベースだったらこうしてたな」みたいなことがもしあれば教えてください。
ゼロベースだったらやっぱり稟議と紐付けるようにしてましたね。
そこがやっぱり一番大きいんですね。
そこが多くの社員の希望……希望と不満ですね（笑）
重みがありますね（笑）
制作申請のうち稟議が上がる頻度ってどのくらいですか？
一案件だと作るものに対しては稟議を上げることになっているので、ほぼすべてといった感じですね。
上げ忘れも多い印象なので、稟議と政策以来を紐付けることによってそれも防止できるかなと思っています。
申請自体はどのくらいの数が上がってくるものなんですか？ 一日に何件とか、そういう感じですか？
月にしたら……100件くらいですかね。
だとしたら、一日5件くらいは上がるってことですもんね。それだとたしかに両方上げるっていうのが月100件来るんだったら、なんとか解決したいなって感じにはなりますよね……。
あと何か最後に言っておきたいこととかありますか？ サイボウズにちょっと言っておきたいとか、アイブリに言っておきたいとか。
いつもありがとうございます。助けていただいて本当に助かってます。困った事があったらすぐ電話してごめんなさい
いえいえ（笑） ありがとうございました。
まとめ
- 案件が承認されていることが明確にわかるようになった
- 社外の人もゲストアカウントで依頼・進捗の共有ができる
- 自分たちで管理するようにすると、より便利にできる方法が見えてくる
- 通知の量を調整するには、業務設計から必要な場合もある。
